Тайм-менеджмент для неідеальних людей
Прокинулись, вирішили кілька неочікуваних справ, відповіли на листи та повідомлення, а день уже закінчився? Ви відчуваєте, що не зробили нічого важливого, а час ніби пролітає повз вас?
Якщо вам це знайомо, то причиною може бути як неправильне планування, так і персональне сприйняття часу. Розібратися, чому ми відчуваємо ніби нічого не встигаємо та що з цим робити допоможе сторінка Всеукраїнської програми ментального здоров’я «Ти як?» (https://howareu.com/).
Детально про ефективне планування часу описано у вкладці «Тайм-менеджмент для неідеальних людей
https://howareu.com/materials/efektyvne-planuvannia-chasu-abo-chomu-ia-nichoho-ne-vstyhaiu
І ось. Сучасний ритм життя пришвидшив чимало процесів, на які у минулому людство витрачало у кілька разів більше часу: доставлення пошти, банківські транзакції, приготування їжі, прочитання новин тощо.
До того ж багато процесів відбуваються паралельно. Це призводить до фрагментації досвіду. Якщо раніше нам доводилося покласти трубку телефону, щоб поговорити з іншою людиною, то сьогодні ми можемо спілкуватися з кількома людьми водночас через соціальні мережі. Велика кількість подразників скорочує фокус уваги, тому дедалі більше процесів можна виконувати «на автоматі». Це може бути корисним, але тоді нам важче свідомо концентруватись та приділяти час конкретним завданням, що потребують тривалої залученості.
Відчуття фрустрації через те, що час збігає швидко, безпосередньо залежить від того, чи подобається вам ваша поточна робота. День, наповнений захопливою діяльністю, здається менш завантаженим і напруженим, ніж день монотонної та нецікавої роботи.
Люди часто скаржаться, що не мають часу не лише тому, що вони об’єктивно зайняті, але й тому, що відчувають брак контролю над своїм часом. Наприклад, поширеною проблемою молодих матерів є відчуття ніби вони «більше не належать собі», оскільки доводиться приділяти багато часу дитині. Ситуація ускладнюється тим, що вільний час ще й важко спланувати.
Якщо ж протягом доби ви маєте багато незапланованих дзвінків або сповіщень, це теж може сформувати подібне відчуття щодо вашого робочого дня та часу в ньому.
Відчуття браку часу також чітко корелює з ефективністю дій. Принцип Парето, широко відомий як правило 80/20, стверджує, що 80% наших результатів приходять від 20% наших зусиль. Хоча співвідношення не завжди чітке, але значна частина наших результатів походить від відносно невеликої частини наших дій.
Однак більшість людей не беруть до уваги цей принцип, плануючи свій день. Завдання з низьким навантаженням створюють ілюзію продуктивності, але насправді мало допомагають у просуванні до наших цілей. Наприклад, впорядковуючи файли чи відповідаючи на нетермінові електронні листи ми почуваємося зайнятими, але ці справи не сприяють суттєвим змінам.
Для того, щоб контролювати свій час, фахівці радять:
1. Проаналізуйте, як ви проводите час.
Спробуйте відстежувати свій час протягом тижня, записуючи щоденні дії. Цей аудит допоможе:
• Зрозуміти, скільки ви реально можете зробити за день;
• Визначити, що вас найбільше затримує;
• Зосередитись на діяльності, яка приносить найбільшу віддачу.
Спостереження за типовим днем допоможе зрозуміти скільки вашого часу витрачається на непродуктивні заняття. Ця вправа також підкаже час доби, коли ви найбільш ефективні. Обирайте цей час, щоб працювати над проєктами, які вимагають найбільшої зосередженості та креативності.
Наприкінці аудиту порівняйте, скільки часу вам знадобилося для виконання певних завдань зі своїми очікуваннями. Існує так званий закон Гофстедтера. Відповідно до нього, справа завжди займає більше часу, ніж ви очікуєте, навіть якщо при плануванні взяти до уваги закон Гофстедтера.
2. Створіть щоденний розклад і дотримуйтеся його.
Цей крок важливий для того, щоб навчитися керувати часом на роботі. На початку або наприкінці нового дня складіть список найактуальніших справ на наступний день. Цей крок дає змогу включитись в роботу одразу.
До того ж виписування справ позбавляє фонової тривоги. У вас більше не крутиться в голові думка «мені так багато всього треба зробити». Замість цього у вас є чіткий список завдань.
3. Розставляйте пріоритети
Оцініть свій список справ і переконайтеся, що ви організували його на основі важливості завдання, а не терміновості. Визначте три-чотири найважливіші завдання та виконайте їх першими — таким чином, навіть, якщо все решта піде не за планом, ви будете спокійні, що завершили найважливіше.
Один із найкращих способів організації справ — матриця Ейзенхауера, у якій завдання виписуються в один із чотирьох квадратів за характеристиками:
• Важливі та термінові — потрібно виконати негайно.
• Важливі, але не термінові — відкладіть та виконайте після відповідної підготовки. Намагайтесь проводити більшу частину свого часу в цьому квадраті. Ви не так стресуєте, як у випадку нагальних справ, але ці завдання достатньо важливі, щоб розвивати вас, а до того ж переважно стосуються довгострокових цілей.
• Термінові, але не важливі — мінімізуйте або делегуйте їх. Як правило, це справи, які відволікають, але не сприяють вашому просуванню до цілей.
• Не термінові та не важливі — ці дії мають незначну цінність, якщо взагалі мають, від них потрібно максимально відмовитись.
4. Групуйте схожі задачі
Заощаджуйте час та енергію, виконуючи всі завдання одного типу, перш ніж переходити до наступного. Наприклад, виділіть окремі проміжки часу для відповідей на електронні листи, дзвінки, оформлення документів тощо.
5. Мінімізуйте відволікаючі фактори
За можливості вимкніть телефон. Якщо для роботи вам необхідно мати його ввімкненим, залиште його в іншому кінці кімнати або ж використовуйте інструменти, які роблять його менш цікавим (чорно-білий режим, вимкнення стрічки в соцмережах тощо). Ви також можете вимкнути будь-які сповіщення.
Закрийте непотрібні вкладки у браузері. Робота з Facebook, Twitter або іншими відволікаючими сайтами у фоновому режимі негативно вплине на ваші навички управління часом. Ви також можете відволікатися, якщо відкриваєте вкладки зі старих проєктів або нерелевантних пошукових запитів в інтернеті. Візьміть за звичку закривати вкладки та залишати активними лише необхідні для вашої роботи.